Neun von zehn Fahrtenbüchern werden laut Experten wie dem Fachanwalt für Steuerrecht Jens Hanspach vom Fiskus nicht anerkannt. 90 Prozent - eine extreme Fehlerquote, die aus Unternehmersicht nicht nur ärgerlich ist, sondern auch bei der Betriebsprüfung zu Beanstandungen und in der Folge zur Ablehnung der Dokumente führen kann. Nicht selten sind es nur kleine Ungenauigkeiten, die dazu führen, dass ein Fahrtenbuch vom Prüfer nicht akzeptiert wird. Bemängelt das Finanzamt die Aufzeichnungen, kann es den Privatteil schätzen, da davon ausgegangen wird, dass auch an anderer Stelle Fehler auftauchen.

Excel-Tabelle wird nicht aktzeptiert
Um dienstliche und private Fahrten exakt voneinander abgrenzen zu können, ist ein akkurat und ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch unabdingbar. Dies setzt voraus, dass die Touren, etwa von der Firma zum Kunden, vollständig und fortlaufend aufgezeichnet werden. Vollständigkeit bedeutet, dass für jede einzelne Fahrt Datum, Fahrtziel, Name und Ortsangabe, Anlass der Fahrt sowie Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt anzugeben sind.

Um die Vollständigkeit und Richtigkeit der im Fahrtenbuch getätigten Angaben gewährleisten zu können, müssen diese zudem zeitnah eingetragen werden. Dies bedeutet, dass das Fahrtenbuch nicht erst im Nachhinein anhand von Notizen oder Terminkalendern gepflegt werden darf. Eine Sammlung von Notizzetteln wird vom Fiskus ebenso abgelehnt, wie gerundete Kilometerangaben oder kopierte Aufzeichnungen. Nachträgliche Änderungen sollten erkennbar sein oder ausgeschlossen werden können. Da die Aufzeichnungen eines Tabellenkalkulationsprogramms jederzeit nachträglich veränderbar sind, werden auch Eintragungen in eine Excel-Tabelle und deren Ausdruck nicht akzeptiert.

Diese hohen Anforderungen sind gerade durch handschriftlich geführte Fahrtenbücher oft nicht zu erfüllen. Elektronische Fahrtenbücher stellen hier eine sinnvolle Alternative dar. „Die kann der Unternehmer mit den Kundendaten füllen und bekommt so mit wenig Arbeit ein revisionssicheres Fahrtenbuch“, sagt Jens Hanspach.

Checkliste Fahrtenbuch

• Werden Touren vollständig und fortlaufend aufgezeichnet?
  
• Ist die Unterscheidung nach dienstlicher und privater Fahrt erkennbar? (Angabe von Datum, Fahrtziel, Name und Ortsangabe, Anlass der Fahrt sowie Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt)?
  
• Werden die Angaben zeitnah eingetragen?
  
• Sind die Angaben manipulationssicher (Excel-Tabellen werden nicht akzeptiert)?