Hoher Termindruck, große Konkurrenz und individueller Service durch Präsenz beim Kunden vor Ort – so sieht die Welt des Vertriebs von Finanzdienstleistungsunternehmen aus. Wenn dann noch Prüfvorgaben von Seiten der Finanzverwaltung für die Nutzung der Dienstfahrzeuge hinzukommen, heißt es neue Wege zu gehen, wenn man weiter gut im Geschäft bleiben will. Zum Beispiel mit modernen Telematiklösungen wie es ein Finanzdienstleister aus Baden-Württemberg getan hat. Die gesamte Flotte des Unternehmens wird aktuell mit dem zertifizierten Elektronischen Fahrtenbuch der PINCAR AG ausgestattet. „Wir nutzen schon seit einiger Zeit Fahrtenbücher in den Dienst- und Betriebsfahrzeugen unseres Field Services. Das derzeitige System hat uns aus zweierlei Gründen nicht überzeugt: Es wurde zum einen nicht von der Finanzverwaltung akzeptiert und wies zum anderen hohe qualitative Mängel auf. Um diese Probleme zu lösen, haben wir uns für das Elektronische Fahrtenbuch der PINCAR AG entschieden“, sagt der Field Service Support-Leiter des Finanzdienstleiters.

Die Finanzverwaltung verlangt von Unternehmen, bei der Nutzung von Betriebsfahrzeugen die Anteile der Privatnutzung bzw. das Verbot der privaten Nutzung, zu dokumentieren und nachweisbar zu machen. Wird dieser Forderung nicht entsprochen, nimmt die Finanzverwaltung einen geldwerten Vorteil an. So können für Unternehmen erhebliche Kosten in Form von Steuernachzahlungen entstehen. Handschriftlich geführte Fahrtenbücher sind der klassische Weg, um die Fahrzeugnutzung nachzuweisen – mit den bekannten Fehlerquellen sowie erheblichem Verwaltungs- und Zeitaufwand. Vollautomatisch arbeitende Elektronische Fahrtenbücher gelten unter Fuhrpark-Experten schon seit langem als alternativlos, wenn es darum geht, Fahrtenbücher ordnungemäß und gleichzeitig effizient zu führen.

Investitionsargumente
„Bei diesem System handelt es sich um ein zukunftssicheres Produkt, das über die neueste Technologie in der Datenerfassung und – übertragung verfügt und dabei ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis hat“, fasst die Geschäftsführung des Unternehmens die Hauptargumente für das Elektronische Fahrtenbuch von PINCAR zusammen. Wichtig war für das Unternehmen vor allem, die von der Finanzverwaltung geforderten Stichprobenprüfungen zum Nachweis des Verbotes der privaten Nutzung der Dienstfahrzeuge durchführen zu können. Ein weiteres Investitionsargument war die Möglichkeit des Systems, die entstanden Kosten den jeweiligen Produkten des Field Services zuordnen und damit die Wirtschaftlichkeit der Produkte prüfen zu können. Vor der Einführung des neuen Systems wurde mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen, in der alle relevanten Details abgestimmt wurden. Die Vereinbarung beinhaltet unter anderem strenge Regeln zum Schutz privater Daten. So werden bei Privatfahrten lediglich Informationen über Fahrzeug, Fahrer, Datum der Fahrt und Kilometerstand erhoben. Angaben über die Route der privaten Fahrt werden im System nicht erfasst.