Das elektronische Fahrtenbuch der PINCAR Suite arbeitet vollautomatisch, d.h. alle benötigten Informationen wie Datum, Uhrzeit, Kilometerstand und Positionsdaten werden direkt erfasst und weiterverarbeitet. Zur Anerkennung des Fahrtenbuchs durch die Finanzverwaltung sind bei Dienstfahrten jedoch weitere Angaben hinzuzufügen. So besteht Auskunftspflicht über die aufgesuchte Firma, einen namentlichen Ansprechpartner und den Zweck des Besuchs. Bisher konnten diese Zusatzinformationen über jeden PC mit Internetzugang oder auch mit Mobilgeräten wie z.B. PDA oder Smartphone ergänzt werden, ortsunabhängig und mit minimalem Zeitaufwand. Durch eine technische Weiterentwicklung des PINCAR-Systems wird es künftig noch einfacher – und sogar Auftragsdaten können jetzt direkt ins Fahrtenbuch übernommen werden.

Möglich wird dies durch die Einbindung eines Touchpanels, das den Kartenleser im Fahrzeug ersetzt. Bei Ankunft am Zielort muss nur noch eine Kundennummer eingegeben werden, alle weiteren Informationen werden automatisch aus dem Datenbestand des Firmenzentralrechners ermittelt. Die praktischen Vorteile liegen auf der Hand: Fährt beispielsweise ein Servicefahrzeug im Laufe eines Arbeitstages verschiedene Adressen an, ist damit gewährleistet, dass die einzelnen Fahrten auch dem richtigen Auftraggeber zugeordnet werden. Das erleichtert die Arbeit und schafft zusätzliche Sicherheit, gerade auch dann, wenn das Fahrzeug von mehreren Personen genutzt wird. Nicht nur Fuhrparkverantwortliche werden sich darüber freuen, sondern vor allem auch die Finanzabteilung im Unternehmen, denn Fahrtkostenabrechnungen können damit automatisch in die Rechnungsstellung übernommen werden. Das Handling ist denkbar einfach: Über das Touchpanel wird vor Fahrtantritt zwischen dienstlicher oder privater Fahrzeugnutzung gewählt. Bei Zwischenstopps kann die ursprüngliche Fahrt fortgesetzt, Tankvorgänge können separat ausgewiesen und dokumentiert werden. Somit wurde auch die letzte Bearbeitungslücke im elektronischen Fahrtenbuch optimiert.

Einfaches Handling
Das Handling ist denkbar einfach. Mit Aktivierung des PINCAR-Systems bei Fahrtantritt wird auch das Touchpanel eingeschaltet. Im Display wird zunächst abgefragt, ob die Fahrt geschäftlich (G) oder privat (P) angetreten wird. Die Eingabe erfolgt durch Fingerdruck oder per Zeigestift auf die berührungsempfindliche Oberfläche des Sensorbildschirms. Wird eine Privatfahrt angemeldet, werden aus Gründen des Datenschutzes lediglich die zurückgelegte Entfernung und das Datum aufgezeichnet. Bei geschäftlichen Fahrten werden weitere relevante Informationen wie z.B. Fahrzeiten und Positionsdaten vollautomatisch erfasst.

Natürlich müssen diese Angaben auch bei elektronischen Fahrtenbüchern ergänzt werden, da das Finanzamt zusätzlich genaue Angaben über den Reisezweck, die aufgesuchte Firma und einen namentlichen Ansprechpartner fordert. Die Eintragung erfolgt bei herkömmlichen Lösungen nur nachträglich am PC oder über Mobilgeräte. Das kostet Zeit und die Gefahr von falschen oder unzureichenden Angaben ist hoch, ebenso wie bei handschriftlichen Aufzeichnungen drohen Beanstandungen bei der Prüfung der Steuererklärung.

Mit dem Touchpanel von PINCAR können diese Lücken im elektronischen Fahrtenbuch nun endgültig geschlossen werden. Durch eine Schnittstelle zwischen der PINCAR Suite und dem Auftragsmanagement in der Firmenzentrale besteht die Möglichkeit, Kundendaten direkt ins Fahrtenbuch einzuspeisen. Hierzu muss lediglich die Auftragsnummer über ein Zahlendisplay eingegeben werden, die Daten werden dann automatisch generiert und in die Fahrtaufzeichnungen übertragen.

Auch Zwischenstopps können mit dem Touchpanel problemlos zugeordnet werden. Wird beispielsweise eine Fahrt durch einen Aufenthalt an der Tankstelle oder Raststätte unterbrochen, fragt das System automatisch nach, ob die bisherige Reise fortgesetzt oder eine neue Fahrt angetreten wird. So wird auch bei Fahrtunterbrechung sichergestellt, dass die komplette Fahrt einem Auftrag zugeordnet werden kann.

Fahrtenbuch mit Zertifikat
Das elektronische Fahrtenbuch der PINCAR Suite wurde durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertitifiziert und hebt sich damit deutlich von den bislang marktüblichen Lösungen ab. Lückenloser Datentransfer in Echtzeit, Manipulationssicherheit und die eindeutige Unterscheidung zwischen dienstlicher und privater Fahrzeugnutzung werden damit bescheinigt. So ist gewährleistet, dass die Auswertung auch von der Finanzverwaltung anerkannt wird.